Plusieurs organisations mènent de front un trop grand nombre de projets pour les ressources disponibles à leurs réalisation. Ce genre d’action entraîne une baisse drastique de productivité chez les équipes de travail, ce qui a pour conséquence d’augmenter considérablement le temps de développement, de retarder la sortie d’un produit et de diminuer les profits.

Évaluer correctement le temps de travail relatif à chaque tâche d’un projet n’est cependant pas chose facile. Plusieurs facteurs peuvent influencer ce paramètre et c’est au gestionnaire de projet d’en faire une évaluation adéquate.

Compléter la phase de pré-projet

Lorsque le projet a été approuvé, mais avant que les ressources y soit attribuées, une phase de pré-projet doit avoir lieu. Une équipe multifonctionnelle (marketing, production, conception, …) doit se rencontrer pour définir la mission du projet qui peut se définir par les points suivants:

• Une description générale du projet ;
• Les bénéfices du projet ;
• Les éléments clés pour le succès du projet ;
• Le marché primaire visé ;
• Le marché secondaire envisagé ;
• Les hypothèses et les contraintes ;
• Les parties prenantes ou les acteurs impliqués.

Une fois le projet correctement définit, l’attribution des ressources et la distribution des responsabilités peut avoir lieu.